Brief
Brief (projektové zadání) je strukturovaný dokument, který shrnuje cíle projektu, požadavky, cílovou skupinu, časový rámec a rozpočet. Slouží jako základ úspěšné spolupráce mezi klientem a agenturou – definuje, co se má vytvořit, proč a za jakých podmínek. Kvalitní brief minimalizuje nedorozumění a zajišťuje, že obě strany sdílejí stejnou představu o výsledku.
Brief je paradoxně jedním z nejcennějších a zároveň nejopomíjenějších nástrojů v projektovém řízení. Jeho vliv na úspěch projektu dokládají rozsáhlé studie:
- Nekvalitní briefy stojí třetinu rozpočtu: globální výzkum BetterBriefs Project (1 700+ respondentů ze 70+ zemí, 2021) ukázal, že 33 % marketingového rozpočtu se vyplýtvá kvůli špatným briefům a špatně nasměrované práci. Přitom 80 % zadavatelů si myslí, že píší dobré briefy – souhlasí s nimi jen 10 % agentur (BetterBriefs Project / IPA, 2021)
- Špatné požadavky zabíjí projekty: PMI ve výzkumu mezi 2 000+ projektovými manažery zjistil, že 47 % neúspěšných projektů selhává kvůli nepřesně definovaným požadavkům. Firmy s nízkou vyspělostí v řízení požadavků přicházejí o 11 centů z každého investovaného dolaru (PMI – Requirements Management, 2014)
- Jasné požadavky patří mezi top 3 faktory úspěchu: dlouhodobá analýza Standish Group (CHAOS Report, tisíce IT projektů od roku 1994) opakovaně potvrzuje, že jasné zadání požadavků, zapojení uživatelů a podpora vedení jsou tři nejdůležitější faktory úspěchu projektu (Standish Group – CHAOS Report)
- Scope creep zdražuje projekty o desítky procent: podle McKinsey mají velké projekty průměrně 80% překročení rozpočtu, přičemž v 68 % případů je hlavní příčinou právě nekontrolované rozšiřování rozsahu – tedy důsledek chybějícího nebo vágního briefu (McKinsey – Project Cost Overrun Research)
Časté dotazy
Co by měl obsahovat kvalitní brief pro webový projekt?
Dobrý brief pokrývá sedm klíčových oblastí: pozadí firmy a důvod projektu, cíle a měřitelné metriky úspěchu, cílovou skupinu (persony), rozsah projektu (počet stránek, funkce), existující branding a vizuální směr, rozpočet a časový harmonogram. PMI zdůrazňuje, že organizace s vyspělými procesy řízení požadavků dosahují výrazně lepších výsledků (PMI – Requirements Management, 2014).
Jak se liší brief od scope projektu?
Brief je vstupní dokument od klienta – popisuje, co chce dosáhnout a proč. Scope projektu (rozsah) je detailní specifikace, kterou na základě briefu připravuje agentura – definuje konkrétní výstupy, funkcionality a hranice projektu. Brief je tedy výchozí bod, ze kterého scope vychází.
Kdo by měl brief psát – klient, nebo agentura?
Ideálně obě strany spolupracují. Výzkum BetterBriefs Project ukázal zásadní propast: 78 % zadavatelů si myslí, že jejich briefy poskytují jasný strategický směr, ale souhlasí jen 5 % agentur. Proto je nejúčinnější, když klient připraví podklady a agentura pomůže brief dotáhnout do podoby, ze které lze efektivně pracovat (BetterBriefs Project / IPA, 2021).
Zdroje:
- BetterBriefs Project / IPA (2021) – globální výzkum 1 700+ respondentů ze 70+ zemí o kvalitě briefů
- PMI – Requirements Management: A Core Competency (2014) – průzkum 2 000+ projektových manažerů o řízení požadavků
- Standish Group – CHAOS Report – dlouhodobá analýza tisíců IT projektů od roku 1994, faktory úspěchu a selhání
- McKinsey – Project Cost Overrun Research – analýza překročení rozpočtů a dopadů scope creepu na velké projekty
%201.webp)